Office 365 üzerinden bulunan litigation hold (mahkeme özelliğiyle tutma) özelliğinden bahsediyor olacağım. Litigation hold (mahkeme özelliğiyle tutma) Yasa gereği tutma olarak da bilinen mahkeme nedeniyle tutma, kuruluşların elektronik olarak depolanan bilgileri korumasını sağlar. Bir kullanıcının posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında, kullanıcı öğeleri posta kutusundan silebilir, ancak öğeler Microsoft Exchange veri merkezinde tutulur. Mahkeme nedeniyle tutma e-posta iletilerini, takvim öğelerini, görevleri ve diğer posta kutusu öğelerini saklar. Mahkeme nedeniyle tutma her posta kutusunun orijinal sürümünü kullanıcı tarafından değiştirilmeye karşı korur. Bir kullanıcı mahkeme nedeniyle tutulan bir posta kutusundaki öğelerin özelliklerini değiştirdiğinde, öğenin değiştirilmeden önceki kopyası saklanır.
Kullanıcılar maillerini Silinmiş Öğeler klasöründen sildiğinde ya da bir mail öğesini kalıcı olarak silmek için Shift+Delete tuşlarını kullanarak silse bile silinen öğeler gizli bir klasöre kopyalanır. Bu klasöre Kurtarılabilir (dumpster) Öğeler adı verilir. Kurtarılabilir klasöründeki öğeler varsayılan olarak 14 gün tutulur, sonrasında ise Microsoft Exchange tarafından silinir. Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında, kullanıcının Kurtarılabilir klasörü silinmez ve klasördeki öğeler isteğe bağlı yada sınırsız olarak saklanır. Mahkeme nedeniyle tutma özelliği kullanıcının günlük e-posta trafiğini engellemez, böylece kullanıcılar normalde olduğu gibi posta kutusu öğelerini değiştirip silmeye devam edebilirler.
Bu özellik bir kereye mahsus aktif edilmelidir, litigation hold özelliği aktif edilen kullanıcıların lisansını kaldığınız taktirde geriye dönüp silinen maillerini göremezsiniz.litigation hold ‘da dikkat edilmesi gereken bir kuraldır.
Litigation Hold özelliğini aktif etmeden önce ilk yapmamız gereken işlem ise arşiv özelliğini aktifleştirmek olacaktır. Exchange Yönetim Merkezi – Alıcılar – Posta kutuları – Kullanıcı(KeremUstaoglu) – Posta kutusu özellikleri – Arvişleme özelliğini Etkinleştiriyoruz.
Arşiv özelliğinin aktif ettikten sonra Litigation Hold özelliğini aktif edeceğiz. Aynı Portal üzerinde Posta Kutusu Özelliği linkinden Litigation Hold (Mahkeme Özelliğiyle Tut) özelliğini etkinleştiriyoruz.
Ardından açılan pencerede ilgili kullanıcının ne kadar süreyle maillerinin saklanacağını belirmenizi istemektedir. Burayı boş bırakmanız durumunda sınırsız olarak tutmaktadır. İlgili seçeneği kendinize göre doldurarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
Kullanıcımız maillerine erişebilmesi için Office 365 Portal üzerinden bir takım hakların verilmesi gerekir.
Exchange yönetim merkezi üzerinde izinler – yönetici rolleri – Discovery Management – üyeler ilgili bir kullanıcı ekliyoruz. Eklediğimiz bu kullanıcı portal üzerinde yöneticisi yetkisine sahip olması gerekir.
Aynı kullanıcıyı İzinler – Yönetici rolleri – Compliance Management üyelerine ekliyoruz.
Not: İlgili hakları verdikten sonra 48 saat beklemeniz gerekmektedir.
Litigation özelliğini aktif ettiğiniz kullanıcının maillerine ulaşabilmek için aşağıdaki adımları uygulayarak maillerine ulaşabilir.
Exchange yönetim merkezi altında Uyumluluk Yönetimi – Yerinde bulma ve saklama
+ simgesine tıklıyoruz.
İlgili bölümü kendimize göre dolduruyoruz ve ilerliyoruz.
Posta kutuları bölümünde ise Tüm posta kutularını ara yada Aranacak posta kutularını belirtin seçeneklerinden birini seçip ilerleyebilirsiniz. Aranacak posta kutularını belirtin linkine işaretliyerek ilgili kullanıcımı seçiyorum. (Kerem Ustaoğlu)
Arama sorgusunu belirli ölçütlere göre Filtrelemeniz mümkündür. Fakat ben Tüm içeriği dahil et linkini seçerek ilerliyorum.
Uyarı: Saklama ayarının etkinleşmesi 60 dakikayı bulabilir.
Ekran görüntüsü üzerindeki gibi kuralımı oluşturuyorum.
İşlemlerimiz başarılı bir şekilde tamamlanmaktadir.
Ardından Uyumluluk Yönetimi – Yerinde ebulma ve saklama sekmesi üzerine gelerek pst olarak indirilecek kullanıcıya tıkladıktan sonra indir simgesine tıklıyoruz.
Not: Kurtarılan maillerin indirilmeye hazır hale gelmesini beklemeniz gerekmektedir. Durum kısmındaki “Tahmin başarılı oldu” onayını aldıktan sonra maillerimizi bilgisayarımıza PST olarak indirebilirsiniz
işlemlerin sonucunda ilgili kullanıcının maillerini Outlook’a ekleyerek ulaşabilirsiniz.
Umarım faydalı olmuştur.
Teşekkürler.