Office 365 Rights Management, dosyalarınızı kimlerle paylaştığınıza bakılmaksızın değerli bilgilerinizi korumaya yarayan, ilke tabanlı bir kurumsal çözümdür. Hem şirket Sırrı gibi önemli dosyalarınızı kontrol etmek, hem de şifrelenmiş e-posta göndermenize olanak tanıyan bir özelliktir. Office 365 Rights Management Exchange, SharePoint ve Office belgeleri gibi birden çok iş yükünde çalışacak şekilde oluşturulmuştur, ayrıca kısıtlamaların ayarlanmasını ve izinlerin sağlanmasını kolaylaştırır. Office 365 İleti Şifrelemesi, kullanımı kolaylaştıran modern bir kullanıcı arabirimiyle gelir. RMS Özellikle resmi kurumlarda ve özel şirketlerde gerçekleşen önemli yazışmalar, belgeler ve ihale dosyalarının korunmasında rol oynamaktadir. Bilginin korunması için bilgi güvenliği olarak isimlendirilen yöntemler de geliştirilmektedir.
Bilgi güvenliği; kurumdaki iş sürekliliğinin sağlanması, aksaklıkların azaltılması, yanlışlıkla veya kötü niyetle bilgi sızmalarının önlenmesi gibi birçok farklı tehditten korunmayı sağlamayı amaçlamaktadır. Bu amaç için güvenlik politikalarının belirlenmesi ve uygulanması amacıyla Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO27001) gibi standartlarda oluşturulmaktadır.
Office 365 İleti Şifrelemesindeki genel süreçler
Geliştirilmiş güvenlikle gizli iş iletişimlerinizi daha kolay bir şekilde yürütebilirsiniz. Kullanıcıların güvenli bir şekilde şifrelenmiş e-posta göndermesini ve almasını sağlayabilirsiniz.
Office 365 Rights Management şunları içerir ;
- Alıcının kullandığı posta hizmetinden bağımsız olarak, dosyalarınızı e-posta veya Microsoft OneDrive aracılığıyla güvenli bir şekilde paylaşabilirsiniz.
- Kuruluşunuzun markasını büyütmek için postanın içeriğini ve kullanıcılarınızın deneyimini özel logonuz veya yasal uyarılarınız sağlayesinde geliştirebilirsiniz.
- Exchange aktarım kurallarıyla güçlü şifreleme/şifre çözme ayarlamalarınızı tek bir özellik kullanarak yapmanıza olanak tanır.
- Office 365 kullanıcı arabirimi şifrelenmiş postanın okunmasını, gözden geçirilmesini ve yanıtlanmasını kolaylaştırır.
-
Alıcılar için hiçbir hizmet aboneliği gerektirmeden ileti dizisinin tamamını şifreleyerek tüm konuşmayı koruyabilirsiniz.
Office IRM Entegrasyonu: Microsoft Office Professional Plus 2013 ve Microsoft Office 2010 içerisinde yer alan Word, Excel, Powerpoint, Outlook uygulamalarında dokümanların korunması adına firmalar tarafından IRM kuralları oluşturulur.
Exchange Online IRM Entegrasyonu: Right Management Servisinin Exchange Online platformunda maillerin korunmasında kullanılması söz konusudur. Böylelikle kullanıcılar Outlook Web Access ortamında maillerini uygun IRM şablonlarına göre iletebileceklerdir. Aynı zamanda outlook koruma kuralları ya da transport kuralları ile de Exchange Online’ın IRM kurallarının yönetimi sağlanabilir.
SharePoint OnlineIRM Entegrasyonu: Right Management özelliği SharePoint Online yönetici tarafından aktif hale getirilerek, SharePoint Online kütüphanelerindeki dökümanların güvenliği için kullanılmaktadır. SharePoint ortamındaki IRM ayarları yine SharePoint yönetici tarafınfan yapılır ve çeşitli IRM kurallarına ait şablonlar oluşturulur.
Office 365 Right Management Service (RMS) ‘ni etkinleştirmek için Office 365 Portal üzerinden admin kullanıcısı ile giriş sağlıyoruz.
Office 365 Admin Center bölümünden Service Settings – Rights Management – Manage linkine tıklıyoruz.
Ardından Rights Management özelliğini Activate butonu ile devreye alıyoruz.
Office 365 Rights Management özelliği ile Oluşturduğunuz bir maili içeriğini kimlerin okuyabileceğini, kimlerin yazdırabileceğini veya kimlerin ekran görüntüsünü alabileceğini belirleyebiliyoruz. Mail ile gönderdiğiniz bir verinin güvende olduğundan ve yalnızca sizin belirlediğiniz kişiler tarafından kontrol edilebildiğini takip edebilirsiniz.
Örnek olarak outlook üzerinde bir kullanıcıya mail göndermeden önce Seçenekler tabı altında izinler bölümüne gelerek, ilgili mail adresi üzerinden iletme özelliğini aktif ediyorum.
İletme özelliği aktif edildikten sonra karşı tarafta ne gibi aksiyonlar alınacağının uyarısı bildirilmektedir.
UYARI: Alıcılar bu iletiyi okuyabilir, ancak iletemez, yazdıramaz veya içeriğini kopyalayamaz.
Test maili gönderdiğimiz kullanıcı, ilgili mail içeriğini görüntülediğinde, Forward (ilet) butonu pasif olarak görünmektedir. Ayrıca ilgili kullanıcı bu mail penceresinin ekran görüntüsü almak istediğinde veya kopyalamak istediğinde kendisinin bu yetkilere sahip olmadığına dair uyarılar alacaktır.
Office 365 Rights Management konusu umarım sizler için faydalı olur.
Teşekkürler.
